Weedo Instructie

Introductie

Weedo is een platform waarop medewerkers, vrijwilligers of deelnemers zich kunnen inschrijven voor taken of activiteiten op een evenement. Het is een uitgebreid platform met vele functionaliteiten. Hier hebben wij een aantal instructies die de functionaliteiten toelichten. In deze instructie zullen we je helpen om Weedo te gebruiken op de volgende acties:
  • Evenement aanmaken
  • Dagen aan evenement toevoegen
  • Taken aanmaken & gebruiken

Evenement aanmaken

1. Evenement introductie

Het aanmaken van een evenement is een zogeheten beheerders functie. Beheerders functies bevatten acties binnen Weedo die enkel toegankelijk zijn voor leden met een beheerders status. Een evenement kan meerdere dagen bevatten maar minstens één dag moet worden toegevoegd. Per dag kunnen meerdere takenblokken worden toegevoegd.
Een takenblok is een blok gericht op één enkele taak of activiteit en deze bevat standaard 4 tijdsloten.
De tijdsloten kunnen handmatig worden ingesteld. Aan elk takenblok kunnen inschrijfsloten worden toegevoegd.
Bij het toevoegen van een inschrijfslot wordt er voor elk tijdslot een inschrijfslot gemaakt. Per tijdslot kan dit slot worden in- of uitgeschakeld.

Op deze manier kun je simpel een schema maken van meerdere dagen, met elk meerdere dagen die variabel worden ingedeeld naar benodigde tijdsloten.
Er komt geen code bij kijken en alles is visueel toegankelijk.
Een evenement kan gekopieerd worden van een voorgaand evenement. Met deze tool wordt de volledige schema opbouw van het gekozen evenement gekopieerd zonder inschrijvingen.
Een evenement bevat ook een inschrijf datum. Wanneer ingesteld zal het evenement zichtbaar worden voor normale gebruikers vanaf die datum.
Om leden binnen de licentie te informeren over een nieuw evenement, kan een automatische mail worden gestuurd vanuit Weedo met één druk op de knop.

2. Evenement maken

  1. Navigeer naar beheer
  2. Klik op Events in het beheer menu
  3. Vul bovenaan de pagina de titel van het evenement in
  4. Kies een (begin) datum voor het evenement
  5. (Optioneel) Kies een evenement om van te kopieren
  6. (Optioneel) Kies een inschrijf datum voor het evenement
  7. Klik op de plus (+) om het evenement te maken
  8. Het gemaakte evenement opent in beheer modus

3. Instructie video


Deze video bevat geen geluid. Speel de video vergroot af en zet de video op pauze waar nodig.

Dagen aan evenement toevoegen

1. Dagen introductie

Per evenement kunnen meerdere dagen worden gemaakt. Deze dagen worden weergegeven op volgorde van de datum. Wanneer een datum gepasseerd is zal deze dag voor de normale gebruikers worden afgeschermd van inschrijvingen.
Elke dag kan een unieke indeling hebben van takenblokken en tijdsloten. Voor het gemak is een dag simpel te kopieren naar een nieuwe datum. Bij deze kopie actie zullen geen inschrijvingen worden meegenomen maar wel de hele indeling van takenblokken en tijdsloten.
Het toevoegen van dagen zal gaan per evenement vanuit het evenementen beheer. Daarmee is deze functie een beheerders functie.

2. Dag toevoegen aan een evenement

  1. Navigeer naar beheer
  2. Klik op Events in het beheer menu
  3. Klik op het potlood van het evenement dat je wilt aanpassen
  4. Klik op "Nieuwe dag" om een nieuwe dag te maken
  5. Voer de gewenste datum in
  6. (Optioneel) Kies een dag om van te kopieren
  7. Klik op "Opslaan"

3. Instructie video


Deze video bevat geen geluid. Speel de video vergroot af en zet de video op pauze waar nodig.

Taken

1. Taken introductie

Weedo draait om taken. Een taak is in feite een activiteit waarop een gebruiker van Weedo zich in kan schrijven.
Bij het inschrijven zal de gebruiker zich commiteren om op de betreffende dag deze taak uit te voeren gedurende het betreffende tijdslot.
Taken worden apart in Weedo gemaakt om zo universeel over evenement ingezet te kunnen worden.
De gebruiker kan later terugzien welke taken het gedurende het jaar heeft uitgevoerd.
Een taak kan een omschrijving bevatten voor de gebruiker, zodat deze begrijpt wat de taak inhoudt.
Het maken van taken is een beheerders functie.

2. Taken maken

  1. Navigeer naar beheer
  2. Klik op Taken in het beheer menu
  3. Voer de gewenste naam van de taak in
  4. (Optioneel) Voer een omschrijving van de taak in
  5. Klik op de plus rechts van de invoervelden
  6. De taak zal onderaan de lijst van bestaande taken verschijnen

3. Instructie video


Deze video bevat geen geluid. Speel de video vergroot af en zet de video op pauze waar nodig.

Inschrijven

1. Inschrijven introductie

Een gebruiker kan zich inschrijven voor een taak. Deze inschrijving zal worden verwerkt door Weedo.
Wanneer een gebruiker zich inschrijft op een taak, commiteert deze gebruiker zich om de desbetreffende dag deze taak uit te voeren gedurende het betreffende tijdslot.
De gebruiker kan later terugzien welke taken deze heeft uitgevoerd en de gebruiker kan inzien welke taken er in de planning staan.
Bij het inschrijven zal de gebruiker een email krijgen ter bevestiging en een agenda-uitnodiging. Ook zal de gebruiker op een korte periode voorafgaand een herinnering ontvangen per mail.
De gebruiker kan zich inschrijven op vrije tijdsloten. Deze vrije tijdsloten zijn licht grijs. Een rood tijdslot is door de beheerder geblokkeerd en een donker grijs tijdslot is al bezet.

Een gebruiker kan zichzelf inschrijven maar niet uitschrijven. De uitschrijving moet door een beheerder worden gedaan.
Vaak is de beheerder een van de organisatoren van het evenement.
Ook een beheerder kan gebruikers inschrijven. De gebruiker wordt dan ook per email geinformeerd over het inschrijven.

2. Inschrijven

  1. Navigeer naar "Event overzicht"
  2. Kies een evenement om je op in te schrijven
  3. Kies een dag om je op in te schrijven
  4. Vind een taak om je op in te schrijven
  5. Kies op een gewenst tijdslot binnen deze taak
  6. Voor u bevestigt, controleer uw agenda
  7. Klik op "ok"
  8. U krijgt een email ter bevestiging
  9. Kunt u toch niet? Neem dan tijdig contact op met de organisator

3. Instructie video (inschrijven door gebruiker)


Deze video bevat geen geluid. Speel de video vergroot af en zet de video op pauze waar nodig.